Organizacja imprezy to narzędzie kształtowania wizerunku firmy, organizacji, a nawet rodziny. Jednym z założeń takiego przedsięwzięcia jest zwrócenie uwagi odpowiednio zdefiniowanych grup docelowych, którymi (w zależności od potrzeb) mogą być najbliżsi znajomi, pracownicy naszej firmy, kontrahenci, a także obecni i potencjalni klienci.
Impreza może być planowana zarówno na 30, jak i na 30 000 osób – to zależy od potrzeb i możliwości organizatorów, jednak aby się udała, wymaga rzetelnego podejścia i poważnego potraktowania bez względu na swój rozmiar.
Jeśli jest to przyjęcie nieformalne, rodzinne, w gronie przyjaciół, niewielkie wpadki będą co najwyżej początkiem uszczypliwych dowcipów czy rodzinnych anegdot. Jeżeli jednak myślimy o imprezie firmowej, pamiętajmy, że niekiedy nawet mały błąd może stanowić o powodzeniu całego przedsięwzięcia. A gdy walczymy o rozgłos dla naszego przedsiębiorstwa lub jego usług czy produktów, gdy wśród gości są – dajmy na to – przedstawiciele mediów, osoby publiczne, kluczowi klienci, to każde potknięcie może urosnąć do niebagatelnych rozmiarów. Po co więc kusić los? Zamiast na żywioł i z typową ułańską fantazją, podejdźmy do tematu metodycznie w sposób gwarantujący sukces.
Po pierwsze, musimy odpowiedzieć sobie na kilka pytań:
- po co organizujemy naszą uroczystość,
- jaki jest jej cel, dla kogo ją organizujemy,
- co i jak chcemy pokazać, przedstawić, zaprezentować,
- gdzie i kiedy będziemy urządzali nasze święto,
- i tak na marginesie – czy nas na to stać?
Wbrew pozorom to bardzo ważne kwestie w drodze do sukcesu i być może już na tym etapie niejeden z nas sięgnie po inne narzędzia komunikacji marketingowej z wyselekcjonowanymi grupami odbiorców, a organizację imprezy zostawi na lepsze czasy. A więc po kolei.
Zacznijmy od przygotowania scenariusza naszej imprezy, na tyle szczegółowego, by uwzględniał kilka najważniejszych kwestii, o których poniżej.
Zorganizowanie, zarezerwowanie miejsca jest sprawą kluczową. Jeśli nie my sami, to oddelegowane przez nas odpowiedzialne osoby powinny przeprowadzić wizję lokalną terenu, w którym planujemy naszą imprezę. Należy sprawdzić, czy planowane przez nas atrakcje w ogóle mają szansę się tam odbyć, czy miejsce jest dogodnie usytuowane i przystosowane do potrzeb naszych i naszych gości.
Powinniśmy zwrócić uwagę na oferowane zaplecze techniczne, logistyczne i personel, możliwość ekspozycji naszych materiałów wizualnych, przeprowadzenie występów artystycznych, możliwości noclegowe, bezpieczeństwo – wszystko pod kątem własnych potrzeb. Przy okazji sprawdźmy również, czy to idealne dla nas i naszych gości miejsce będzie dostępne, zagwarantuje nam swobodę, beztroskę i miłe chwile, czy też jest wynajęte przez 15 innych firm, które planowały swoje wydarzenia przynajmniej z półrocznym wyprzedzeniem. Jeśli tak, to musimy mieć inną opcję.
Taka wizja lokalna da nam również wiele informacji o kluczowych pozycjach budżetowych planowanego przedsięwzięcia. Pozwoli ocenić nasze możliwości finansowe, sporządzić kosztorys, listę potrzebnych zakupów, określi konieczność wynajęcia odpowiednich fachowców: od ekip sprzątających poczynając, a na superzajętych, hiperoryginalnych prowadzących kończąc. A także na długo przed godziną „zero” pozwoli zweryfikować nasze śmiałe plany, ewentualnie zmuszając do poszukiwań sponsorów lub kredytodawców.
Mając wizję lokalną za sobą, opracowawszy szczegółowy scenariusz, wybrawszy potencjalnych podwykonawców poszczególnych elementów naszego scenariusza, możemy wziąć się do spisania znanej wszystkim z prac nad różnymi projektami ścieżki krytycznej. Ten dokument może wyglądać jak prościutka tabela, w której zaznaczymy, co mamy do zrobienia, do kiedy, jakimi siłami i kto jest personalnie odpowiedzialny za ten etap przygotowań. Proszę wierzyć, nawet jeśli wszystkie czynności zmuszeni jesteśmy zrobić i dopilnować osobiście, to i tak ten zapisek przyda się choćby do odhaczenia kolejnej pozycji z długiej listy prac niezbędnych i priorytetowych. Tym samym nie będziemy musieli wzywać pomocy medycznej, gdy w sali wynajętej na 200 osób, z pełnym cateringiem, z uginającymi się od potraw stołami, z zastawą specjalnie na ten cel zamawianą w jednej z podwarszawskich hut szkła, z przygotowanymi do wyjścia na scenę artystami stwierdzicie, że wszystko jest przygotowane na tip-top, tylko... nikt nie pomyślał o zaproszeniu gości. Brzmi jak horror, a proszę wierzyć, to autentyczna historia zakończona długoletnim leczeniem psychiatrycznym organizatora. Zatem ta mała karteczka niejednemu może ocalić zdrowie lub nawet życie.